GmbHG

GmbH-Gesetz

Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung

§ 41 (Regelung seit 01.01.1999 gültig bis vor 01.11.2008, bitte hier klicken zur Änderung)

(1) Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.

(2)(aufgehoben)

(3)(aufgehoben)

(4)(aufgehoben)

Die Vorschriften der §§ 41 ff enthalten GmbH-spezifische Vorschriften zur Rechnungslegung. Daneben gelten auch für die GmbH (§ 6 I HGB, 13 III) als Formkaufmann die allgemeinen Bestimmungen zum Rechnungslegungsrecht der Vollkaufleute (§§ 238 ff HGB), welche durch die speziellen Bestimmungen zur Bilanzierung, Prüfung und Publizität in Kapitalgesellschaften, also auch in der GmbH ergänzt werden (§§ 264 ff HGB). Die GmbH kann als Mutterunternehmen zusätzlich zur Konzernrechnungslegung verpflichtet sein (§§ 290 ff HGB).

Die GmbH ist danach zur doppelten Buchführung verpflichtet (§§ 238 I, 242 HGB), welche nach § 41 zu den Pflichten der Geschäftsführer gehört. Die Vorschrift ergänzt die Folgepflichten des HGB zur Aufstellung des erweiterten und um den Lagebericht ergänzten Jahresabschlusses (§§ 242, 264 I HGB), zur Aufstellung des Konzernabschlusses (§ 290 I HGB) und zur Offenlegung der Rechnungsunterlagen (§ 325 HGB). Zur steuerlichen Buchführungspflicht siehe §§ 140 ff AO, § 22 UStG. Nach Auflösung der Gesellschaft obliegt die Buchführung den Liquidatoren.

Verpflichtete hinsichtlich der Buchführungs-, Bilanzierungs- und Publizitätsaufgaben sind die einzelnen Geschäftsführer und nicht das Organ. Da es sich um höchstpersönliche Amtspflichten der Geschäftsführer handelt, die hauptsächlich dem Gläubigerinteresse dienen, können sie nicht eingeschränkt oder gar ausgeschlossen werden. Daher sind auch Geschäftsführer mit einem anderen zugewiesenen Geschäftsbereich verantwortlich. Gleichwohl können diese Aufgaben im Rahmen eines Geschäftsbereiches in erster Linie einem Geschäftsführer zugewiesen werden. Dadurch tritt die Verantwortung der anderen Geschäftsführer solange zurück, wie kein Anlass besteht eine nicht pflichtgemäße Aufgabenerfüllung anzunehmen. Sollte dies aber der Fall sein, müssen sie sich selbst um die ordnungsgemäße Erfüllung kümmern. Die übrigen Geschäftsführer müssen sich daher auf Grundlage regelmäßiger Berichte des zuständigen Geschäftsführers (mindestens 1 mal jährlich - aus Anlass der Abschlussaufstellung) über die Pflichtgemäße Erfüllung zu informieren. Für den Fall des Konkurses sind diese Pflichten zudem strafrechtlich sanktioniert (§§ 283, 283b StGB).

Die Geschäftsführer haben für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen, d.h. sie müssen die Bücher nicht selbst führen, sondern können eine Buchhaltung mit entsprechendem Personal einrichten, anleiten und überwachen. Jedoch müssen sie jederzeit in die Buchhaltung eingreifen und diese an sich ziehen können, um bestehende Mängel abstellen zu können. Gleiches gilt für eine außerhalb der Gesellschaft, etwa durch einen Steuerberater wahrgenommene Buchführung, wobei in diesen Fällen häufigere Berichte zu fordern sind. Weder dieser Gesellschaftsfremde, noch das eigene Personal der Gesellschaft sind jedoch als Erfüllungsgehilfe der Geschäftsführer hinsichtlich deren Pflicht aus § 41.

Die Buchführungspflicht beginnt mit dem ersten buchungspflichtigen Geschäftsvorfall nach Abschluss des Gesellschaftsvertrages (§§ 2, 3), unabhängig von der Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister nach §§ 10, 11. Dies ist i.d.R. die Entstehung der Einlageforderungen. Daher entsteht die Buchführungspflicht schon für die Vor-GmbH und für deren Geschäftsführer im Augenblick ihrer Bestellung oder der tatsächlichen Geschäftsaufnahme. Mit Erlöschen der GmbH (§ 74) endet die Buchführungspflicht der Geschäftsführer und Liquidatoren.

Die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie die Jahresabschlüsse und Lageberichte sind geordnet 10 Jahre aufzubewahren (§ 257 I Nr. 1, 4 HGB), die empfangenen und abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege 6 Jahre. Nach Erlöschen der GmbH gelten die Aufbewahrungspflichten des § 74 II.