BbgPBWoG (ENTWURF!)

Brandenburgisches Pflege und Betreuungswohngesetz

Gesetz über das Wohnen mit Pflege und Betreuung des Landes Brandenburg

Art. 13 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht (Regelung seit 26.05.2009)

(1) Der Leistungsanbieter hat nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung Aufzeichnungen über den Betrieb zu machen. Die Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse sind so zu dokumentieren, dass sich aus ihnen der ordnungsgemäße Betrieb ergibt. Insbesondere muss ersichtlich werden:

1. die Nutzungsart, die Lage, die Zahl und die Größe der Räume sowie die Belegung der Wohnräume,

2. der Nachweis der baurechtlichen Nutzungsgenehmigung und die Niederschrift über das Ergebnis der Brandverhütungsschau,

3. der Nachweis von Prüfungen nach dem Infektionsschutzgesetz, soweit diese erforderlich sind,

4. der Name, der Vorname und die Ausbildung der Beschäftigten, deren regelmäßige Arbeitszeit, der Nachweis über Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die von ihnen in der Einrichtung ausgeübte Tätigkeit und die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie die Dienstpläne,

5. der Name, der Vorname, das Geburtsdatum, der behinderungsbedingte Hilfebedarf der Bewohnerinnen und Bewohner sowie bei pflegebedürftigen Personen die Pflegestufe,

6. die Planung, der Verlauf und die Auswertung individueller Pflege- und Betreuungsprozesse,

7. die Bekanntgabe und Kommunikation von fachlichen Vorgaben, Handlungsrichtlinien und Anweisungen zur Tätigkeit der Beschäftigten in Pflege, Betreuung, Verpflegung und Hauswirtschaft,

8. der Zeitpunkt der Entgegennahme von Beschwerden und Verbesserungsvorschlägen zur Wohnund Betreuungssituation, deren Inhalt, deren Auswertung sowie Zeitpunkt und Inhalt veranlasster Maßnahmen,

9. soweit erforderlich, der Vertrag nach § 12a Absatz 1 Satz 1 des Apothekengesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. Oktober 1980 (BGBl. I S. 1993), das zuletzt durch Artikel 16a des Gesetzes vom 28. Mai 2008 (BGBl. I S. 874, 906) geändert worden ist, die Nachweise über pharmazeutische Überprüfungen der Arzneimittelvorräte und über die Unterweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den sachgerechten Umgang mit Arzneimitteln,

10. die Maßnahmen zur Sicherung einer angemessenen Qualität des Wohnens und der Betreuung,

11. Art, Zeitpunkt und Dauer von freiheitsbeschränkenden und freiheitsentziehenden Maßnahmen bei Bewohnerinnen und Bewohnern sowie die Angabe des für die Anordnung der Maßnahme Verantwortlichen und

12. die für die aufgenommenen Personen verwalteten Gelder oder Wertsachen.

(2) Die Aufzeichnungen sind für jeden Standort, an welchem eine gemeinschaftliche Leistungserbringung im Sinne des § 3 Absatz 2 vorgenommen wird, gesondert zu fertigen. Aufzeichnungen, die für andere Stellen als die zuständige Behörde angelegt worden sind, können zur Erfüllung der Anforderungen des Absatzes 1 verwendet werden.

(3) Der Leistungsanbieter hat die Aufzeichnungen nach Absatz 1 am Ort der Einrichtung für die Durchführung von örtlichen Prüfungen vorzuhalten, sofern er dort über ein Dienstzimmer verfügt. Die Aufzeichnungen sind, soweit sie personenbezogene Daten enthalten, so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang haben. Die Aufzeichnungen sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb einer Einrichtung sind fünf Jahre aufzubewahren.

zur Entstehung des § 13 BbgKPBauV

Zu § 13 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Zu Absatz 1

Die Vorschrift über die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht verpflichtet den verantwortlichen Leistungsanbieter von Einrichtungen zu einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung über den Betrieb. Für diese reichen die Aufzeichnungen nach der Pflege-Buchführungsverordnung vom 22. November 1995 (BGBl. I S. 1528), die zuletzt durch Artikel 32 des Gesetzes vom 23. Oktober 2001 (BGBl. I S. 2702) geändert worden ist, oder nach Handels- und Steuerrecht grundsätzlich aus, sofern sie die nach Satz 3 erforderlichen Aufzeichnungsinhalte wiedergeben. Ausreichend ist ebenfalls eine vereinfachte Einnahmen-Ausgabenrechnung, wenn sie den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. In diesem Fall sind die nach Satz 3 geforderten Angaben zusätzlich im Rahmen einer Aktenführung oder durch entsprechende Unterlagen, aus denen sich die erforderlichen Informationen ergeben, zu dokumentieren.

Der Katalog des Satzes 3 wurde dem Heimgesetz entnommen, soweit dies aus heutiger Sicht noch erforderlich erschein. Nicht mehr dokumentierungspflichtig sind danach in Nummer 4 die Anschriften aller Beschäftigten. Nummer 6 nimmt nicht mehr Bezug auf die Erstellung von Pflegeund Förderplänen. Diese Pflichten werden bereits durch die leistungsrechtlichen Vorgaben begründet. Zur ordnungsrechtlichen Absicherung reicht es daher aus, eine Aufzeichnungspflicht für die Planung, den Verlauf und die Auswertung individueller Pflege- und Betreuungsprozesse vorzusehen. Ebenso werden in Nummer 9 Erhalt, Aufbewahrung und Verabreichung von Arzneimitteln von der Dokumentationspflicht ausgenommen und durch die Angabe des Vorliegens eines Vertrages nach § 12a Absatz 1 Satz 1 des Apothekengesetzes ersetzt. Diese Pflichten sind bereits Gegenstand eines mit der Inhaberin oder dem Inhaber einer Apotheke zu schließenden Vertrages, der der Genehmigung der nach dem Apothekengesetz zuständigen Behörde unterliegt. Diese hat im Rahmen pharmazeutischer Prüfungen diese Pflichten zu kontrollieren, sodass eine zusätzliche Kontrollinstanz entbehrlich ist. Ist kein Vertrag nach § 12a Absatz 1 Satz 1 des Apothekengesetzes geschlossen worden, darf der verantwortliche Leistungsanbieter nicht an der Aufbewahrung und Verteilung der Arzneimittel beteiligt werden, da dann eine nach § 11 zulässige Eigenversorgung der Bewohnerinnen und Bewohner erfolgt. Neu in die Nummern 2 und 3 aufgenommen wurden hingegen die Nachweise über die baurechtliche Nutzungsgenehmigung, über die Brandverhütungsschau und über die Prüfungen nach dem Infektionsschutzgesetz. Die Wahrung der Anforderungen dieser Ordnungsbehörden lässt heimrechtlich sowohl auf die Ordnungsgemäßheit des Betriebes, als auch auf die Zuverlässigkeit des verantwortlichen Leistungsanbieters schließen. Nummer 8 beschreibt die Aufzeichnungspflicht für Beschwerden und Verbesserungsvorschläge. Die Stellung der Bewohnerinnen und Bewohner als Verbrauchende wird hierdurch gesichert und gestärkt.

Zu Absatz 2

Die Aufzeichnungen müssen sich auf den Standort einer unterstützenden Wohnform beziehen, sodass eine zusammenfassende Buch- und Aktenführung mehrerer Einrichtungen nicht ausreicht. Satz 2 stellt klar, dass für andere Behörden getätigte Aufzeichnungen verwendet werden können.

Zu Absatz 3

Der verantwortliche Leistungsanbieter hat die Aufzeichnungen und Unterlagen am Ort der Einrichtung vorzuhalten und fünf Jahre aufzubewahren. Nur durch eine solche Regelung wird es der zuständigen Behörde ermöglicht, effektiv örtliche Überwachungen nach § 19 vorzunehmen, die nach Absatz 4 Nummer 3 auch die Einsicht in die Dokumentation der Einrichtung umfassen. Unter Dienstzimmer des Satzes 1 genügt dabei jede Räumlichkeit, die nicht zu Wohnzwecken einer Bewohnerin oder eines Bewohners und damit zur Organisation des Betriebes der Einrichtung dient. Gleichwohl trifft den verantwortlichen Leistungsanbieter die Pflicht, die personenbezogenen Daten in den Aufzeichnungen vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.